Biro Hukum dan Organisasi Universitas Gadjah Mada (UGM), melalui Deni Clara Sinta, S.H., M.H., menyatakan ketiadaan Prosedur Operasional Standar (POS) memicu ketidakpastian operasional dan menghilangkan standardisasi kualitas pelayanan institusi. Hal tersebut ia sampaikan dalam Pelatihan Penyusunan POS Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Gadjah Mada pada Rabu (20/8/2025).
Deni memperingatkan bahwa unit kerja yang beroperasi tanpa pedoman berpotensi memunculkan risiko kegagalan kepatuhan hukum dan regulasi. Situasi ini menyulitkan fakultas saat melatih pegawai baru serta mengelola risiko kerja.
Menurutnya penyusunan POS bertujuan menjamin efektivitas kerja untuk meminimalisasi risiko kesalahan, pelanggaran, atau kegagalan dari setiap aktivitas. “Dokumen ini merumuskan pola kerja secara tertulis, sistematis, dan konsisten agar mudah dipahami oleh seluruh pihak internal maupun eksternal,” ucapnya.
Setiap unit kerja wajib menyusun POS berdasarkan regulasi resmi pemerintah dan pedoman tata naskah universitas. Dasar hukum tersebut mencakup Permenpan RB Nomor 35 Tahun 2012, Peraturan Rektor UGM Nomor 2 Tahun 2024, dan Keputusan Rektor UGM Nomor 809/UN1.P/KPT/HUKOR/2024. Proses pembuatan draf memegang prinsip kemudahan, kejelasan, keterukuran, kepastian hukum, dan berorientasi pada pihak yang dilayani.
Secara teknis, format POS di UGM terbagi menjadi unsur dokumentasi dan unsur prosedur yang mencakup bagian identitas serta diagram alir. Bagian identitas memuat komponen rincian seperti peringatan konsekuensi jika prosedur batal berjalan, kelengkapan peralatan, hingga kualifikasi pelaksana. Deni mewajibkan penulisan rincian kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti oleh objek dan keterangan. Pengisian alur pelaksana bermula dari sisi kiri tanpa menggunakan urutan hierarki jabatan.
Pelatihan tata laksana ini langsung menjawab kebutuhan praktis para tenaga kependidikan. Staf Unit Akademik FKG UGM, Harta Utama, menilai standardisasi alur kerja memperlancar urusan mahasiswa.
“Bagi kami di bagian akademik, alur yang terstandar membuat proses pelayanan administrasi seperti pendaftaran ujian atau legalisasi dokumen menjadi jauh lebih cepat dan minim hambatan,” ujar Harta.
Kemudahan serupa dirasakan oleh Unit Kerja Sama FKG UGM saat mengelola administrasi pihak eksternal. Staf unit tersebut, Bernadetha Laras Ayu, menyatakan pedoman tata laksana memperjelas interaksi fakultas dengan mitra luar.
“Materi hari ini membantu divisi kami merancang draf tahapan kerja sama dengan instansi luar. Kami memiliki pedoman pasti mengenai alur birokrasi dan batas waktu setiap proses pengajuan dokumen,” tutur Bernadetha.
Pembenahan alur birokrasi tersebut sejalan dengan upaya pemenuhan Perjanjian Kinerja Rektor UGM Tahun 2025. Universitas menetapkan target 50,01 persen fakultas berhasil membangun Zona Integritas pada tahun ini. Pemenuhan dokumen POS yang efektif, efisien, dan terstruktur menjadi indikator wajib untuk mencapai target reformasi birokrasi universitas.
Author: Fajar Budi Harsakti
Photo: Fajar Budi Harsakti
