Ketika seorang pasien duduk di kursi perawatan dokter gigi, perhatian umumnya tertuju pada dokter, alat canggih, atau hasil perawatan yang akan diperoleh. Namun, ada satu aspek yang jarang terlihat, tetapi justru menentukan apakah pelayanan dapat berjalan lancer, pengelolaan Bahan Habis Pakai (BHP).
Sarung tangan, masker, anestesi, resin komposit, bahan sterilisasi, hingga benang jahit bedah merupakan komponen yang tampak sederhana. Akan tetapi, di balik benda-benda itu tersimpan persoalan manajemen yang kerap luput dari perhatian pengelola klinik.
Dosen Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Gadjah Mada sekaligus pemilik klinik gigi spesialis bedah mulut drg. Yosaphat Bayu Rosanto, MDSc., Sp.BMM., Subsp.IDM(K), yang akrab disapa drg. Yosi menilai pengelolaan bahan habis pakai sering dianggap sebagai urusan administrasi biasa. Padahal, dampaknya dapat langsung dirasakan pasien.
“Di balik senyum sehat yang dimiliki pasien, ada komponen yang sering luput dari perhatian, yaitu bahan habis pakai. Tanpa pengelolaan yang baik, pelayanan terbaik sekalipun dapat terganggu oleh kekurangan stok, bahan rusak, atau produk kedaluwarsa,” kata Yosi dalam Workshop Pengelolaan Operasional Klinik (13/06/2026).
Pernyataan itu menggambarkan realitas yang dihadapi banyak klinik di Indonesia. Tidak sedikit fasilitas kesehatan yang telah memiliki dokter kompeten dan peralatan memadai, tetapi masih menghadapi persoalan mendasar dalam pengelolaan logistik.
Ketika Pasien Harus Menunggu
Bagi sebagian dokter gigi, tidak ada situasi yang lebih mengganggu daripada ketika pasien sudah datang, diagnosis telah ditegakkan, tetapi tindakan tidak dapat dilakukan karena bahan yang dibutuhkan tidak tersedia.
Fenomena yang dikenal sebagai stock out ini masih sering terjadi.
“Pasien sudah ada, tindakan biasanya bisa dilakukan, tetapi pada hari itu tidak bisa dilakukan karena tidak ada bahannya. Ini yang sangat meresahkan bagi owner-owner klinik gigi,” ujar Yosi.
Masalah tersebut tidak hanya berdampak pada kenyamanan pasien. Dalam jangka panjang, kondisi itu berpotensi mengurangi kepercayaan masyarakat terhadap klinik.
Dalam perspektif manajemen pelayanan kesehatan, stock out merupakan indikator lemahnya perencanaan kebutuhan. Klinik menjadi reaktif, menyelesaikan masalah setelah terjadi, bukan mencegahnya sejak awal.
Bahaya yang Datang ‘Diam-Diam’
Namun, kekurangan stok bukan satu-satunya persoalan. Menurut Yosi, banyak klinik justru menghadapi masalah sebaliknya, yakni penumpukan bahan akibat pembelian berlebihan. Godaan diskon distributor atau promosi produk sering membuat pengelola membeli barang dalam jumlah besar tanpa memperhitungkan kebutuhan riil.
Akibatnya, sebagian bahan berakhir di tempat sampah karena melewati masa kedaluwarsa.
“Kerugian bukan hanya harga barang yang dibuang. Potensi pelayanan yang hilang juga harus dihitung,” katanya.
Ia mencontohkan resin komposit yang tidak terpakai hingga kedaluwarsa. Nilai kerugian tidak hanya sebatas harga bahan tersebut, melainkan juga potensi pendapatan dari tindakan medis yang seharusnya dapat dilakukan menggunakan bahan itu.
Logika tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan stok bukan sekadar persoalan gudang, melainkan bagian dari strategi keberlanjutan usaha layanan kesehatan.
Sterilitas Tidak Bisa Ditawar
Di luar persoalan ekonomi, pengelolaan BHP memiliki dimensi yang jauh lebih penting, yakni keselamatan pasien.
Sarung tangan, masker, bahan disinfeksi, serta berbagai perlengkapan sekali pakai menjadi benteng pertama pencegahan infeksi silang.
Yosaphat menegaskan bahwa prinsip sterilitas harus menjadi prioritas tertinggi dalam setiap pelayanan kesehatan gigi.
“Mau klinik yang paling sederhana maupun klinik yang paling canggih, tidak akan ada artinya kalau tidak bisa menjaga sterilitasnya. Yang penting nomor satu adalah sterilitas,” ujarnya.
Pernyataan itu menjadi pengingat bahwa mutu pelayanan kesehatan tidak selalu ditentukan oleh kemewahan fasilitas. Klinik kecil sekalipun dapat memberikan pelayanan berkualitas selama mampu menjaga standar keselamatan pasien.
Budaya Mengandalkan Perasaan
Persoalan lain yang mengemuka adalah masih kuatnya budaya pengambilan keputusan berdasarkan intuisi.
Banyak klinik menentukan jumlah pembelian bahan berdasarkan pengalaman atau perkiraan semata. Padahal, volume pasien, jenis tindakan, waktu pengiriman pemasok, hingga pola musiman pelayanan dapat dihitung dan dianalisis.
“Perencanaan yang baik selalu dimulai dari data aktual klinik, bukan dari perkiraan subjektif atau kebiasaan lama yang belum pernah dievaluasi,” kata Yosi.
Menurut dia, klinik yang tidak memiliki data pemakaian akan sulit mengetahui kebutuhan sebenarnya. Akibatnya, risiko kehabisan stok maupun pemborosan akan terus berulang.
Di era digital, persoalan tersebut sebenarnya dapat diatasi melalui pencatatan sederhana menggunakan spreadsheet hingga sistem manajemen klinik yang lebih terintegrasi.
Murah Belum Tentu Aman
Dalam beberapa tahun terakhir, kemudahan berbelanja melalui platform digital membuat akses terhadap berbagai produk kesehatan semakin terbuka. Namun, kondisi itu juga membawa tantangan baru.
Yosaphat mengingatkan pentingnya memastikan legalitas produk yang digunakan dalam pelayanan kesehatan.
“Jangan kompromi dengan legalitas. Produk dental tanpa izin edar resmi membawa risiko tidak hanya bagi pasien, tetapi juga bagi klinik dan tenaga kesehatan secara hukum maupun etik,” katanya.
Produk yang tidak memiliki izin resmi dapat menimbulkan berbagai persoalan, mulai dari kualitas yang tidak terjamin hingga kesulitan pelacakan jika terjadi komplikasi pada pasien.
Di tengah persaingan bisnis kesehatan yang semakin ketat, keputusan membeli produk murah tanpa mempertimbangkan legalitas justru dapat menjadi bumerang.
“Reputasi klinik tidak ada harga matinya. Jangan sampai reputasi klinik rusak hanya karena pilihan produk yang tidak tepat,” ujarnya.
Membangun Budaya Profesional
Pengelolaan bahan habis pakai mungkin bukan topik yang menarik bagi sebagian orang. Tidak ada teknologi spektakuler atau inovasi medis mutakhir di dalamnya.
Namun, justru dari aspek yang tampak sederhana inilah mutu pelayanan sering kali ditentukan.
Klinik yang mampu memastikan ketersediaan bahan, menjaga kualitas penyimpanan, menerapkan sistem pencatatan yang disiplin, dan memilih pemasok yang dapat dipercaya akan memiliki fondasi yang lebih kuat untuk berkembang.
Pada akhirnya, pelayanan kesehatan bukan hanya soal keahlian dokter. Ia juga ditentukan oleh sistem yang bekerja di belakang layar.
Dan dalam sistem itu, pengelolaan bahan habis pakai menjadi salah satu elemen yang paling menentukan, meski sering kali tak terlihat oleh pasien yang datang mencari senyum sehat.
(Reporter: Dody Hendro Wibowo & Andri Wicaksono)
