FKG UGM berkolaborasi dengan Biro Transformasi Digital Universitas Gadjah Mada (BTD UGM) (8/9/2026), menggelar Workshop Pengembangan Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen Alat dan Bahan (SIMALBA). Langkah strategis ini diambil untuk memodernisasi tata kelola inventarisasi laboratorium agar lebih akurat, efisien, dan terintegrasi demi menunjang kegiatan akademik serta riset.
Agenda ini dihadiri oleh jajaran pimpinan laboratorium FKG UGM, tim teknis BTD UGM, serta para pengelola laboratorium FKG UGM. Hadir dalam pembukaan acara drg. Ivan Arie Wahyudi, M.Kes., Ph.D. yang mewakili Wakil Dekan Bidang SDM, Keuangan, dan Aset FKG UGM serta Kepala Laboratorium Riset Dr. drg. Anne Handrini, M.Kes, PAK (K). Sementara itu, tim BTD UGM diwakili oleh Dedy Eko Yunanto, S.Kom., Alif Taufiqurrohman, S.Kom., dan Beti Indrawati, AMTG. selaku moderator.
Dalam Sambutan Pembuka oleh drg. Ivan Arie Wahyudi, M.Kes., Ph.D. menekankan pentingnya peningkatan kapasitas para tenaga kependidikan dan laboran dalam mengelola aset laboratorium secara digital. “Mohon izin saya mewakili Wakil Dekan SDM, drg. Dedy, yang kebetulan hari ini beliau ada tugas yang tidak bisa ditinggalkan, sehingga beliau menitipkan pesan untuk membuka kegiatan hari ini. Kita berharap dengan adanya kegiatan ini dapat meningkatkan wawasan dan keterampilan kami semua dalam pengolahan laboratorium serta sistem SIMLAB ini. Semoga kegiatan berjalan lancar dan siang nanti rekan-rekan laboran terutama dapat menyiapkan data-datanya untuk praktik langsung.” jelas drg. Ivan Arie Wahyudi
Menanggapi hal tersebut, Dedy Eko Yunanto, S.Kom., M.Kom dari BTD UGM menjelaskan pentingnya perancangan arsitektur sistem yang matang sebelum sebuah aplikasi dikembangkan, guna menghindari kegagalan sistem di tengah jalan.
“Bayangkan anda akan membuat sebuah rumah. Pastikan ada site plan-nya, pondasinya seperti apa, posisi pipa air dan kabel listriknya di mana. Nah, persis itu yang coba kami lakukan di BTD. Aplikasi tidak boleh lagi dibuat seperti karya seni tanpa sketsa. Di UGM, posisinya adalah BTD merancang, DTI mengeksekusi, dan SPI mengaudit. Menghadapi era AI, kita memilih untuk ride the wave dengan membekali pengelola proses bisnis agar dapat berkreasi di dalam koridor yang disepakati bersama.” Ujar Dedy Eko Yunanto
Pada sesi pemaparan materi, Alif Taufiqurrohman, S.Kom. mengungkapkan bahwa BTD UGM menerapkan platform UGM Core untuk memetakan proses bisnis laboratorium dari sistem lama (As-Is) menuju sistem baru (To-Be). Pendekatan ini dilengkapi dengan kalkulasi Use Case Point (UCP) untuk mengukur beban kerja pengembang secara objektif dan transparan.
Aplikasi SIMALBA yang diujicobakan melalui laman dtslab.web.id/lims menghadirkan sejumlah fitur utama:
- Pencegahan Bahan Kadaluarsa: Sistem dashboard monitoring untuk memantau tanggal kadaluarsa (expired date) Bahan Habis Pakai (BHP).
- Integrasi Gudang dan Unit: Pemisahan alur stok antara Gudang Utama (Sarpras) dan laboratorium unit.
- Segmentasi Praktikum: Pengelompokan alokasi bahan berdasarkan kebutuhan praktikum mata kuliah.
- Digital Traceability: Pencatatan alur peminjaman alat riset antar-laboratorium maupun peminjaman luar.
Pengembangan SIMALBA saat ini memasuki tahap awal perancangan (planning). Sebagai langkah konkret berikutnya, para laboran dan pengelola TIK di FKG UGM akan mengumpulkan data master inventaris serta melakukan pengujian modul (User Acceptance Test/UAT) guna memastikan sistem beroperasi sesuai kebutuhan lapangan
Melalui uji coba ini, proses bisnis yang terbukti efektif di FKG UGM nantinya berpeluang diadopsi sebagai standard practice di tingkat universitas maupun fakultas lain. Kegiatan workshop diakhiri dengan komitmen bersama untuk melanjutkan pendataan aset, pemetaan ulang SOP, dan penyempurnaan draft regulasi internal laboratorium FKG UGM.
(Reporter: Andri Wicaksono, Nanda, Foto: Andri Wicaksono)