Di era digital yang menuntut efisiensi dan transparansi, proses administrasi di dunia akademik masih sering terjebak dalam alur yang lambat dan berbelit. Sering kali kita menghadapi kendala teknis untuk mengurus dokumen penting yang seharusnya bisa diproses lebih cepat dan mudah.
Menjawab tantangan ini, Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Gadjah Mada (FKG UGM) meluncurkan sistem yang dirancang untuk mempercepat proses persetujuan dokumen ethical clearance. Sistem ini diperkenalkan dalam acara Sosialisasi dan Pembuatan Tutorial Sistem Informasi Komisi Etik Penelitian pada 12 Juni 2025. Ethical clearance merupakan dokumen persetujuan yang menyatakan bahwa suatu penelitian telah memenuhi prinsip-prinsip etik, terutama dalam hal perlindungan terhadap subjek penelitian, baik manusia, hewan, maupun lingkungan. Dokumen ini wajib dimiliki oleh peneliti sebelum melakukan pengumpulan data, khususnya jika melibatkan partisipan manusia.
drg. Ryna Dwi Yanuaryska, Ph.D., selaku Ketua Komisi Etik Penelitian FKG UGM menjelaskan bahwa sistem ini dikembangkan untuk menjawab tantangan dalam pengelolaan dokumen ethical clearance yang sebelumnya masih dikirim melalui surel. “Selama ini, berkas pengajuan dikirim melalui surel dan harus didistribusikan satu per satu oleh admin kepada ketua, sekretaris, dan reviewer. Proses ini menyita waktu dan membuat beban kerja admin cukup tinggi,” ucapnya.
Komisi Etik Penelitian merupakan unit di FKG UGM yang bertugas mengelola dan menerbitkan ethical clearance sebagai bentuk persetujuan etik terhadap proposal penelitian. ethical clearance sendiri merupakan dokumen penting yang menyatakan bahwa suatu penelitian telah memenuhi prinsip etik, khususnya dalam hal perlindungan subjek penelitian.
Melalui sistem informasi berbasis website, alur pengajuan menjadi lebih cepat, dan efisien. Peneliti dapat mengunggah persyaratan serta memantau proses pengajuan secara langsung. Reviewer pun dapat memberikan masukan secara digital dan real-time. “Platform ini memudahkan semua pihak. Peneliti dan reviewer bisa langsung berkomunikasi dalam satu sistem tanpa harus menunggu distribusi manual,” tambah Ryna.
Dyah Kusumo Jati, staf Komisi Etik Penelitian, turut membagikan pengalamannya sebelum sistem ini diberlakukan. Ia mengatakan, sebelum ada sistem ini peneliti mengirim semua persyaratan melalui surel, lalu diteruskan satu per satu ke reviewer, ketua, dan sekretaris. “Sekarang proses itu bisa langsung dilakukan melalui laman komisietik.sidenta.id dan hasilnya lebih cepat ,” kata Jati.
Pengembangan sistem ini telah melalui serangkaian uji coba sebanyak empat kali. Komisi Etik Penelitian secara aktif mengundang peneliti dan reviewer untuk memberi masukan dalam setiap tahap penyempurnaan sistem. Hasilnya platform yang tidak hanya fungsional, tetapi juga adaptif sesuai kebutuhan pengguna.
Penulis dan Fotografer: Fajar Budi Harsakti
