Keterbukaan informasi menjadi sesuatu yang tidak bisa dihindari di era digital saat ini. Namun, di balik semangat transparansi, pengelolaan informasi publik justru menghadapi tantangan baru yang kian kompleks. Hal inilah yang menjadi bahasan utama dalam kegiatan Bimbingan Teknis Peran Strategis Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam Mendorong Akuntabilitas dan Partisipasi Publik yang digelar pada Kamis, 3 Juli 2025 bertempat di Kantor Pusat Tata Usaha UGM.
Acara ini menghadirkan narasumber utama Dr. Ir. Donny Yoesgiantoro, M.M., M.P.A., Ketua Komisioner Komisi Informasi Pusat Republik Indonesia (KIP RI). Kegiatan ini diikuti oleh para PPID dari seluruh fakultas di Universitas Gadjah Mada, yang hadir untuk memperkuat kapasitas dalam mengelola permohonan informasi serta meningkatkan pemahaman terhadap regulasi terbaru.
Dalam pemaparannya, Donny menyoroti berbagai tantangan yang kini dihadapi oleh PPID, mulai dari disrupsi teknologi informasi, kebutuhan publik yang semakin kompleks terhadap data, hingga dinamika perubahan regulasi seperti UU KIP, UU ITE, UU Perlindungan Data Pribadi, dan lain-lain. “Kita harus bijak memilah mana informasi yang sifatnya publik dan yang privat. Tidak semua informasi bisa diberikan begitu saja, apalagi jika dimanfaatkan untuk kepentingan pribadi,” tegasnya.
Donny juga mengingatkan pentingnya kehati-hatian dalam memberikan informasi. Salah satu contoh kasus yang mencuat dalam diskusi adalah permintaan akses terhadap dokumen tertentu. Ia menjelaskan bahwa dokumen semacam ini secara prinsip dapat diakses oleh masyarakat, namun institusi tetap berhak menetapkan regulasi internal—misalnya mewajibkan proses registrasi, pembatasan akses langsung, atau larangan pengambilan gambar.
Isu lain yang diangkat berkaitan dengan prosedur permintaan data pada institusi pelayanan publik, misalnya rumah sakit. Dalam hal ini, dijelaskan bahwa meskipun terbuka untuk diakses, permintaan informasi perlu dilakukan secara resmi dan tertulis, serta melalui mekanisme persetujuan berjenjang demi memastikan perlindungan terhadap data yang dikecualikan.
Lebih lanjut, disampaikan bahwa informasi publik terbuka diklasifikasikan ke dalam beberapa kategori. Misalnya, informasi yang wajib diumumkan secara berkala seperti laporan keuangan tahunan, hasil akreditasi program studi, dan struktur organisasi fakultas. Sedangkan informasi yang tersedia setiap saat mencakup daftar nama dosen, silabus mata kuliah, serta informasi prosedur akademik seperti pendaftaran yudisium dan mekanisme pengajuan cuti kuliah.
Kegiatan ini juga dibersamai oleh Prof. Dr.rer.soc. R. Agus Sartono, M.B.A. Beliau mengatakan, kita saat ini hidup di era di mana transparansi menjadi nilai utama dalam komunikasi publik. Segala pernyataan yang disampaikan, terutama oleh pimpinan institusi, perlu dipertimbangkan secara matang agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu, Universitas Gadjah Mada perlu segera memiliki regulasi yang jelas mengenai pengelolaan informasi publik sebagai pedoman bersama.
Di sisi lain, tidak setiap pimpinan selalu siap saat harus berhadapan dengan media. Untuk itu, para pengelola informasi di fakultas memiliki peran penting dalam menyiapkan narasi yang tepat dan mendukung pimpinan dalam menyampaikan informasi secara akurat. Penyusunan bahan rilis yang lengkap dan terstruktur akan membantu narasumber menyampaikan informasi secara lebih tepat. Dengan begitu, komunikasi kepada publik dapat berlangsung lebih efektif.
Penulis: Fajar Budi Harsakti
