Sebuah acara dapat dirancang dengan agenda yang rapi, pejabat yang hadir lengkap, materi yang substansial, dan susunan protokol yang ketat & solid. Namun, semua itu dapat kehilangan ‘nyawa’ acara, ketika orang yang berdiri di depan mikrofon tidak mampu menyampaikan pesan dengan jelas. Di titik itulah kemampuan public speaking tidak lagi diukur sekadar keterampilan tambahan, namun sudah menjadi bagian dari wajah institusi.
Kesadaran tersebut menjadi salah satu pesan utama dalam Pelatihan Keprotokolan dan Public Speaking bagi Tenaga Kependidikan (Tendik) Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Gadjah Mada (FKG UGM) yang digelar pada 23-24 Oktober 2026, di Kabupaten Semarang, Jawa Tengah yang dibuka secara resmi oleh Dekan FKG UGM, Prof. drg. Suryono, S.H., M.MM., Ph.D, Wakil Dekan Bidang Kerjasama, Riset & Pengabdian Masyarakat FKG UGM, drg. Trianna Wahyu Utami, MD.Sc., Ph.D & Kepala Kantor Administrasi FKG UGM, Wulansari, SS.
Pelatihan yang diselenggarakan FKG UGM itu berlangsung dalam dua bagian. Hari pertama, Jumat (23/10/2026), peserta mengikuti sesi keprotokolan dan praktik simulasi peran oleh Jack Haryanto, SE., MM selaku Ketua Tim Kerja Keprotokolan UGM. Hari kedua, Sabtu (24/10/2026), materi berlanjut pada MC dan public speaking yang dibawakan oleh Meyrinda Tobing, M.Kes, praktisi komunikasi. Acara dilengkapi dengan diskusi, praktik, evaluasi, dan penutupan. Sebanyak 58 tendik FKG UGM, mulai dari unsur pimpinan fakultas, pengelola administrasi, tim layanan keprotokolan, hingga tenaga kependidikan dari berbagai unit.
Protokol Bukan Sekadar Urusan Susunan Acara
Keprotokolan sering kali berada di balik layar. Ia terlihat ketika tamu kehormatan datang, ketika seseorang harus dipersilakan memberikan sambutan, ketika posisi duduk harus diatur, atau ketika sebuah acara harus berjalan sesuai urutan. Namun, justru karena berada di balik layar, kesalahan kecil dapat terlihat sangat besar.
Salah menyebut nama pejabat, keliru menyampaikan jabatan, tidak memahami karakter acara, salah menentukan nada bicara, atau tidak mampu mengendalikan suasana dapat mengubah persepsi publik terhadap profesionalisme sebuah institusi. Karena itu, pelatihan tidak berhenti pada teori tata acara. Peserta diarahkan untuk memahami bahwa seorang pembawa acara, moderator, maupun petugas protokol sesungguhnya sedang membawa identitas institusi di hadapan publik. Dalam materi pelatihan public speaking, peserta bahkan diajak melihat persoalan dari sudut yang lebih mendasar: komunikasi bukan sekadar persoalan berbicara.
“Komunikasi itu tidak perlu tentang kata-kata, bahkan bahasa tubuh kita itu juga bagian dari komunikasi,” jelas Jack Haryanto. Pesan tersebut penting bagi tenaga kependidikan yang sehari-hari berhadapan dengan dosen, mahasiswa, pimpinan, mitra, tamu institusi, hingga masyarakat. Cara berdiri, kontak mata, ekspresi wajah, intonasi, hingga cara memegang mikrofon dapat membentuk persepsi bahkan sebelum pesan selesai disampaikan.
Ketika Kepercayaan Diri Saja Tidak Cukup Saat Menjadi Pembawa Acara
Salah satu persoalan yang dibedah dalam pelatihan adalah glossophobia, yakni ketakutan berbicara di depan umum. Gejalanya sangat manusiawi: tangan gemetar, keringat dingin, napas tidak teratur, kehilangan konsentrasi, hingga keinginan agar acara segera selesai. Tetapi persoalan itu tidak diperlakukan sebagai kelemahan personal. Peserta justru diajak memahami bahwa rasa gugup dapat dikelola melalui persiapan dan latihan. Meyrinda Tobing menjelaskan bahwa orang yang akan tampil harus melakukan penyesuaian secara fisik maupun psikis. Persiapan materi juga menjadi bagian penting karena seorang MC tidak dapat mengandalkan spontanitas semata.
“Ketika kita sudah dipilih sebagai seorang MC itu adalah center point. Bagaikan nakhoda, ke mana arah kapalnya, ke mana mau perginya, kita yang bawa acara,” terang Meyrinda Tobing Analogi tersebut menunjukkan bahwa MC bukan sekadar orang yang membaca susunan acara. Ia adalah pengendali ritme. Ketika acara mulai kehilangan energi, MC harus mampu menghidupkan kembali suasana. Ketika suasana terlalu santai, ia harus mampu mengembalikannya ke koridor acara.
Ketika audiens kehilangan perhatian, ia harus menemukan cara untuk menarik mereka kembali. Karena itu, peserta berlatih teknik pernapasan, perubahan bahasa tubuh, kontak mata, ekspresi, artikulasi, hingga smiley voice atau suara yang terdengar lebih ramah karena didukung ekspresi wajah yang positif. Salah satu latihan bahkan dilakukan dengan teknik pernapasan 4-7-8, yakni menarik napas selama empat detik, menahan tujuh detik, kemudian mengembuskannya selama delapan detik. Teknik tersebut diperkenalkan sebagai cara membantu mengendalikan ketegangan sebelum tampil.
Masalah Bukan Hanya pada Apa yang Diucapkan
Pelatihan juga mengkritisi kebiasaan yang sering dianggap sepele: penggunaan filler words seperti “eee”, “anu”, atau “apa namanya”. Dalam konteks komunikasi profesional, kebiasaan tersebut dapat mengganggu persepsi audiens terhadap kompetensi pembicara.
Meyrinda Tobing memberikan simulasi bagaimana pembawa acara yang terlalu sering menggunakan kata-kata pengisi dapat terdengar tidak menguasai materi dan kurang meyakinkan. Sebaliknya, kalimat yang disampaikan tanpa filler words terdengar lebih tegas dan profesional. Pesannya sederhana nan lugas, “orang tidak hanya mendengar apa yang kita katakan; mereka juga menilai seberapa yakin kita terhadap apa yang kita katakan”.
Karena itu, peserta berlatih volume suara, intonasi, aksentuasi, artikulasi, hingga kejelasan pengucapan. Latihan tongue twister seperti “satu biru sampai sepuluh biru” digunakan untuk menguji kecepatan sekaligus kejernihan artikulasi.
Intonasi juga mendapat perhatian khusus. Peserta diajak memahami bahwa suara yang datar akan sulit mempertahankan perhatian audiens. “Seorang penyanyi punya melodi, seorang pembicara punya intonasi.” Kalimat tersebut menjadi salah satu gagasan kunci pelatihan: pembicara yang baik tidak hanya memiliki pesan, tetapi tahu bagaimana membuat pesan itu hidup ketika keluar dari mulut.
Tiga V dan Pertaruhan Persepsi Publik
Dalam sesi berikutnya, peserta diperkenalkan dengan kerangka tiga V: verbal, voice, dan visual. Dalam kerangka materi yang digunakan pada pelatihan, verbal ditempatkan pada 7 persen, voice 38 persen, dan visual 55 persen. Angka tersebut disampaikan sebagai bagian dari kerangka komunikasi yang digunakan trainer dalam pelatihan, bukan sebagai hukum universal bahwa seluruh komunikasi manusia selalu terbagi secara persis dalam proporsi tersebut.
Yang lebih penting dari angka tersebut adalah pesan yang baik dapat kehilangan daya ketika cara menyampaikannya buruk. Seorang MC dapat memiliki naskah sempurna. Namun jika suaranya terlalu pelan, intonasinya monoton, matanya terpaku pada cue card, tubuhnya membungkuk, atau ekspresinya tidak sesuai dengan suasana acara, pesan tersebut berpotensi kehilangan pengaruh.
Karena itu, peserta juga berlatih teknik memegang mikrofon. Mikrofon tidak boleh digenggam sembarangan atau terlalu dekat dengan mulut. Posisi yang tepat, menurut materi pelatihan, berada di bagian tengah mikrofon dan sekitar tiga jari dari bibir agar suara dapat diterima dengan optimal.
Bahkan gerakan tangan sederhana dan kontak mata dilatih berulang-ulang. Sebab, di hadapan seorang MC bukan sekadar terdapat “audience”, melainkan manusia yang ingin merasa dilihat. “Di hadapan kita ada manusia yang butuh dilihat. Dan salah satu cara kita untuk mengunci perhatian orang adalah dengan kontak mata.”
Tiga Menit Pertama Menentukan
Salah satu materi paling menarik adalah bagaimana membuka sebuah acara. Peserta diingatkan bahwa perhatian audiens sangat mudah hilang pada awal acara. Karena itu, tiga menit pertama menjadi momentum penting untuk membangun perhatian.
“Tiga menit pertama kita harus menarik karena kalau kita tidak menarik di awal, orang nggak mau lanjut sama kita.” Meyrinda Tobing kemudian menawarkan tujuh pendekatan untuk membuka acara, antara lain audience participation, pertanyaan, pantun, shocking statement, cerita, humor, dan visual impact. Metode visual impact bahkan dipraktikkan menggunakan dua lembar uang dengan nominal berbeda. Audiens diminta memilih salah satunya. Dari eksperimen sederhana itu kemudian muncul pembahasan tentang nilai tambah. Pesannya bukan tentang uang, melainkan tentang bagaimana seseorang menciptakan pembeda. “Setiap dari kita sama-sama orangnya. Tapi apa yang membedakan kita daripada orang lain adalah kita harus punya value. Kita harus punya nilai tambah. Supaya orang memilih kita.”
Bagi tenaga kependidikan, pesan tersebut relevan. Di tengah birokrasi perguruan tinggi yang semakin kompleks, profesionalisme tidak cukup hanya ditunjukkan melalui kepatuhan terhadap prosedur. Dibutuhkan kemampuan memberikan nilai tambah dalam pelayanan.
MC Bukan Pembaca Rundown
Pelatihan juga membongkar persepsi lama bahwa MC hanyalah orang yang membaca rundown. Dalam materi, peserta diarahkan mengenali struktur IBC: Introduction, Body, Closing. Bagian pembukaan harus menyesuaikan karakter acara; bagian isi harus mampu mengendalikan jalannya kegiatan; sedangkan penutupan harus meninggalkan kesan yang jelas.
Karakter audiens juga harus dipetakan. Peserta diajak membedakan audiens berdasarkan jumlah, rentang usia, pendidikan, pekerjaan, hingga latar belakang budaya. Gaya komunikasi kepada mahasiswa, dosen, masyarakat umum, anak-anak, maupun kelompok usia lanjut tidak dapat diseragamkan.
Di sinilah public speaking bertemu dengan kecerdasan sosial. Seorang pembicara yang hanya menguasai materi tetapi tidak mengenali audiens berisiko berbicara “kepada dirinya sendiri”. Sebaliknya, pembicara yang memahami siapa pendengarnya dapat mengubah pilihan bahasa, tempo, humor, contoh, bahkan bentuk interaksi. “Orang itu akan merasa nyaman dengan kita ketika ada kesamaan,” menjadi salah satu pesan yang ditekankan dalam pelatihan.
Dari Acara Seremonial Menuju Budaya Profesional
Institusi pendidikan tinggi seperti FKG UGM, kemampuan tersebut memiliki dimensi strategis. Fakultas bukan hanya menghasilkan lulusan dan riset, tetapi juga berinteraksi dengan berbagai pemangku kepentingan. Setiap pertemuan, seminar, pelantikan, yudisium, wisuda, kunjungan tamu, maupun kegiatan akademik merupakan ruang tempat institusi memperlihatkan kualitasnya. Dalam konteks itu, petugas protokol dan MC berada di garis depan mengawal reputasi institusi. Protokolan adalah kerja kolektif dan berkelanjutan, dibutuhkan sinergitas didalamnya.
Sebab, reputasi institusi tidak hanya dibangun dari apa yang dilakukan di ruang, kiprah, & prestasi akademik semata. Reputasi juga diperkuat oleh bagaimana institusi menyambut tamu, mengelola acara, berbicara kepada publik, dan membuat setiap tamu berkesan & berdampak positif bagi institusi.
(Reporter: Andri Wicaksono, Foto: Fajar Budi Harsakti)